Formation Lean Office
Le lean office: une transposition du Lean Manufacturing au monde des services
S’il est naturel pour une société industrielle d’appliquer les bienfaits du Lean Manufacturing à ses propres processus administratifs ou transactionnels (marketing, achats, Innovation et R&D, RH, Comptabilité, Gestion Commerciale, Ventes,…) le secteur du tertiaire et ses entreprises purement transactionnelles (assurances, société d’intérim, banques, hôpitaux, universités, location de voitures, etc) est également très friand de ce moyen d’améliorer le service client, la trésorerie et les marges.
Dans les services, les indicateurs sont souvent moins naturels et observables que dans un processus industriel (de fabrication par exemple).
Les flux étant souvent dématérialisés (information), les gaspillages, attentes ou surproductions sont plus difficiles à identifier que dans un processus avec de flux physique.
Pourtant, les 3 principes de base du Lean Office (amélioration du service au client, réduction des gaspillages, et amélioration des conditions de travail des collaborateurs) dévoilent de bénéfices insoupçonnés.
Les outils de base du « lean office » issus du Lean Manufacturing
- La méthode 5S : on ne garde que l’utile et on sait le retrouver rapidement
- Le management visuel (pour mieux communiquer)
- L’observabilité des résultats des équipes, ce qui favorise leur management
Intégrer les principes fondamentaux du Kaizen
- Notion d’amélioration continue par petits pas et l’implication du terrain dans une démarche Bottom-Up
- Comprendre les spécificités des processus administratifs et transactionnels et maitriser les outils qui fonctionnent sur le terrain car appropriés par les acteurs
Mettre sous contrôle les processus clé et mettre en place les indicateurs pertinents et mesurables
- Temps de traversée et son ratio : temps avec VA / temps sans VA grâce à la cartographie des flux
- Temps de blocage en aval de chaque activité
- Takt time
- Curseur Goulet ®
- Taux d’occupation des ressources
- Amplitude des stock en cours
- …
Maîtriser les outils d’analyse et opérationnels
- La Théorie des contraintes (TOC)
- Le Jumeau numérique (modèle de simulation de flux)
- La Polycompétence des équipes
- La Méthode AMDEC Processus, l’Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leur Criticité
- Les Poka yoké (détrompeurs d’erreur)
- La mise en place d’AIC (Animation à Intervalle Court) et de revues hebdomadaires
- Management visuel numérique
- Management du temps et des priorités selon les principes Getting Things Done de David Allen
Conduite du changement
Le déploiement collectif d’une démarche telle que le Lean Office nécessite une méthodologie comme le CoDev ou le SCRUM. La réussite de la conduite du changement passe par l’implication de petits groupes de volontaires qui pourront diffuser la méthode au sein de l’organisation de part leur exemplarité et les consensus trouvés.
Public visés et prérequis
Cette formation est adaptée aux petites, moyennes et grandes entreprises. Le Lean Office s’applique à tous les processus du tertiaire et tous les processus administratifs.
Aucun prérequis n’est nécessaire, un QCM est envoyé en amont de la formation afin de connaître le niveau de connaissances générales des stagiaires et pour permettre d’adapter le contenu de la formation.
Durée de la formation
La formation s’effectue généralement au sein de l’entreprises. Il est possible de faire des modules inter-entreprise par secteur géographique. Vous pouvez retrouver nos lieux de formation ici.
Nos formations sont sur-mesure pour une durée allant de 2 à 10 jours en fonctions des modules retenus.
Le programme de formation
La formation permet de comprendre et d’acquérir:
- les principes généraux du Lean
- les outils de Lean adaptés au Lean Office
- la définition et la mise en œuvre des indicateurs
- Management visuel et supervision active
- la méthode de gestion de projets pour diffuser Lean Office (Codev et Scrum)
Des études de cas sont réalisées avec une mise en application concrète d’un processus administratif de l’entreprise.
Le programme de formation comprend :
- une formation théorique en salle avec une présentation magistrale,
- des jeux collectifs de type jeux de sociétés avec partage des connaissances acquises
- du brainstorming sur des mises en application concrètes,
- des cas pratiques de mise en application terrain.
Module 1 : (2 jours) Formation en salle de réunion + 3 jeux collectifs différents avec une mise en application de la méthode .
Module 2 : (8jours) Suivi et audit de contrôle, sur site et en situation professionnelle.
Méthode Pédagogique
- Présentation magistrale de principes généraux et des outils
- Jeux de rôle avec mise en situations réelles
- Groupes de travail en contexte professionnel, avec des données réelles de l’entreprise
Modalités de validation des compétences
La validation de l’acquisition des compétences s’effectue en deux étapes:
- lors de cas pratiques, le stagiaire doit présenter le travail réalisé
- à l’issue de la formation, le stagiaire est évalué avec un contrôle individuel des connaissances sur la méthode et son déploiement. Un audit de contrôle des compétences est réalisé avec les managers dans un délai de 4 à 6 mois après la formation.
Plan d’actions post-formation
Lors des journées de suivi et des audits de contrôle, le formateur vérifie et conseille la bonne mise en place des outils et méthodes et de leur suivi.